Көп жылдар бойы мен үлкен сандағы компаниялардың қызметін талдап келемін, және жиі өзіме сұрак қоямын: «Қалай олар онша жоғары емес тиімділікпен және осындай тәсілмен жұмыс істегенде дерлік осы кезге дейін тіршілікке қабілеттілігін сақтап келеді?». Тамаша жайт — олар тек аман қалмайды, сонымен қатар жеткілікті каржылык сэттi де. Бул калай тусiндiрiлуi мумкiн? Мэселе мунда, бэсекелес-компаниялардыn басым кепшiлiгi уксас, тiптi темен ұйымдастыру денгейiнде болады. Салыстыру ушiн эталон болмаса, тиiмдiлiк темен болып коринбейдi. Аз гана компания оз бизнесiнin ұйымдастыру денгейiн саладагы ен сэттi публикалык компаниялармен салыстыруга тэуекел етедi — алшактык тым байсалды болуы мумкiн. Ал саладар бойынша орташа накты деректер табу дерлiк мумкiн емес. Сол себептi бiз тиiмдiлiк мэселесi кiрiстiлiк темендей бастаганша еш кiмдi алыпсатпайтынын кoremiз.
Бугiнде бэсеке артып келедi, жэне бул компанияларды бизнестi тиiмдiрек жургiзуге мэжбур етедi. Эciресе серпiн алып келе жаткан автоматтандыру мен цифрлендiрудi ескере отырып, ол персонал санын елеулi кыскарту немесе, кызыктырагы, ондiрiстiлiктi есе арттыру туралы ойлануга мумкiндiк береди. Шын мэнiнде, жабдыктаушылардагы багалар шамамен бiрдей, ондiрушiлердin онiмiне сонгы багалар да бiр денгейде — мунда ештenе утпайсыз. Ал байсалды бэсекелестiк артыкшылыкка жететiн адам — компаниядагы iшкi процестердi ен тиiмдi турде куратьн жэне тапсырыс берушiлерiне максималды мумкiндiктер усынатын адам.
МЫСАЛ: Нарыкта ПВХ терезелерiн ондiретiн жеткiлiктi коп компания эрекет етедi. Багалык саясаттагы айырмашылык елеулi емес. Бiрак компания обектiге жедел шыгады, тапсырыс кунын тез есептейдi, ондiредi, мерзiмiнде кондырады — жэне бунныn барлыгына 1,5–2 апта кетсе, тапсырыс берушi канагаттанган болады жэне бул компанияны таныстарына усыныс жасайды. Жэне ондiрушi компанияда ондiрiссiз шыгындар жок. Сонымен катар жумысты ұйымдастырудыn баска тэсiлi де кездеседi. Айталык, олшеуiшi обектiге апта iшiнде келедi. Содан кейiн ол барлык параметрлердi олшемегенi белгiлi болады (тапсырыс ондiрiске берiлмес бурын бул белгiлi болса жаксы). Тагы баруга тура келедi. Ондiрiс мерзiмi де эсер калдырмайды, процесс созылады. Жэне монтаждык бригада да обектiге бiрнеше кун iшiнде шыгуы мумкiн, бiр-екi сагат жумыс iстеп жэне керектi куралдарды алуды уакыт-уакыт унытып. Жэне мундай жумыска карасан, мундай орасан тиiмдiлiк жогалтуларда да бизнестiн пайдалылыгын камтамасыз ету ушiн кандай рентабельдiлiк салынганын ойлайсыз. Жэне, кайталап айтсам, тиiмдiлiктi арттырып, бул жогалтуларды алып тастаса, кандай пайда болуы мумкiн. Жэне бар клиенттердin канагаттанушылык денгейiн котерiп, канша жана клиент тартуга болады. Бул ак иргетiнде бэсекелестердin алдында байсалды артыкшылык алуга мумкiндiк бередi.
Бiрак компанияларда тиiмдiлiкте мундай жогалтулар неге болады? Анык, бэрi жекелеген кызметкерлердin аткарушылыгына гана байланысты емес — жуйелiк тэсiл кажет. Компания турактьi жэне кепiлдендiрiлген нэтижеге кызыгушылык бiлдiрсе, жекелеген мамандардыn жауапты карым-катынасыга, олардыn осы немесе ол тапсырманы калай жаксырак орындау керектiгiн тусiнуiне сенiм арту мумкiн дерлiк емес. Клиенттер ушiн ен ыnгайлы жэне бизнес ушiн максималды тиiмдi болатын акпарат алу тэсiлдерiн (тапсырыс жинау) жэне эрекет регламенттерiн камтитын жуйенi ойластыру кажет. Жэне бул максатка бизнес-процестердi сипаттау жэне оnтайландыру сиякты куралды колдану аркылы жетуге болады. Бул куралдар, айта кетейiк, автоматтандырудыn негiзiне жатады, ейткенi ен тиiмсiз нэрселерден бiрi — тусiнiксiз жэне тиiмсiз процестердi автоматтандыру. Бул технология аркылы кандай тапсырмалар шешiледi? Шыгуда не алатынбыз?
- Компанияда тэртiп орнатамыз, бизнестi айкын жэне баскарылатын ете тiз. Процестер сипатталган кезде, эр кызметкер не iстеу керектiгiн, кандай мерзiмде, кандай кужат курастыру керектiгiн, акпаратты кандай форматта эрi беру керектiгiн, кiм кандай процестер ушiн жауапты екенiн, форс-мажор жагдайында не iстеу керектiгiн жэне т.б. тусiнедi. Манызды — басшы процестi кез келген кезенде бакылау мумкiндiгiн алады — кажет деп тапканда, мэселенi шешуге тура келетiн жагдайда емес.
- Процестердin кунын темендетемiз, узактыгын кыскартамыз, сапасын арттырамыз — кейбiр жагдайда осы тапсырмалардыn барлыгын бiр уакытта шешемiз.
- Жаксы сипатталган жэне курылган бизнес-процестерi бар болганда тиiмдi уйымдык курылым жасау мумкiндiгiн аламыз.
- Бизнестi кепейте аламыз, жана кэсiпорындарды тезiрек iске коса аламыз, уксас курылымдар аша аламыз.
- Персоналга тэуелдiлiктi темендетемiз: регламенттердi егжей-тегжейлi жэне накты жазса, бул жуйеге жана манды кiрiстiру элдекайда женiл.
- Басшылардыn уакытын unemдеймiз, оларды кунделiктi коп ушак-тuйек шешiм кабылдау кажеттiлiгiнен босатамыз: тек сактау кажет регламенттер бар.
Жогарыда келтiрiлген мысал бутiн процесс белгiлi бiр нуктелердin тiзбегiнен турады, оларга келiп бiз кайда эрi кету керектiгiн шешуiмiз керек екенiн корсетеди. Эрекеттер сипаттамасы болмаса, кызметкерлер озлерiнin басшысыга сурактармен жугiнедi, ол узiлiссiз осы тапсырмаларга алыпсалынады, ал процесс ак иргетiнде узарады. Эр нукте ушiн калай эрекет ету туралы нускаулар берiлсе, кателiктер элдекайда аз жасалады жэне процесс тезiрек журедi.
Процестiк логика — дэл осы бизнес-процестердi сипаттау жэне кейiннен оnтайландыру технологиясын карапайым функционалдык кызметтi сипаттаудан ажыратады. Танымал менеджмент гурулерi Майкл Хаммер мен Джеймс Чампи жазгандай, бизнес-процесс — белгiлi бiр турдегi ресурстар «кiрiсте» пайдаланылатын, ал «шыгыста» тутынушы ушiн кундылы болатын онiм алынатын бiрнеше кызмет турiнин уйлесiмi. Жэне бул тек сырткы гана емес, ушiн iшкi тутынушы да, яmu уйымныn озiнде болатын адам. Мысалы, ондiрiс процесiн ұйымдастыру кезiнде мундай тутынушы логистика немесе сатылым болiмi болады.
Осылайша, процестiк тэсiл икемдiрек жэне жеткiлiктi карапайым тэсiлдердi колдана отырып, озгерiстердi тезiрек енгiзу мумкiндiгiн бередi. Жэне ен бастысы — алынган нэтижелер ушiн жауап беретiн адамдар бар.
