Көптеген жылдар бойы мен көптеген компаниялардың қызметін талдап келемін және мен өзіме жиі сұрақ қоямын: «Олар әлі де төмен тиімділікпен және бизнесті жүргізуге осындай көзқараспен өміршең болып қала алады?» Бір таңқаларлығы, олар тек қана өмір сүріп қана қоймайды, сонымен қатар қаржылық жағынан да айтарлықтай табысты. Мұны қалай түсіндіруге болады? Мәселе мынада, бәсекелес компаниялардың басым көпшілігі төмен болмаса, ұқсас ұйым деңгейінде. Салыстыру үшін стандарт болмаса, тиімділік төмен болып көрінбейді. Өз бизнесінің ұйымдастырылу деңгейін саладағы ең табысты қоғамдық компаниялармен салыстыруға ешкімнің батылы бармайды – алшақтық тым кең болуы мүмкін. Ал салалар бойынша орта есеппен барабар деректерді табу мүмкін емес. Сондықтан табыстылық төмендей бастағанша тиімділік мәселесі ешкімді алаңдатпайтынын көріп отырмыз.

Бүгінде бәсекелестік артып келеді және бұл компанияларды бизнесті тиімдірек жүргізуге мәжбүр етеді. Әсіресе өсіп келе жатқан автоматтандыру мен цифрландыруды ескере отырып, бұл персонал санын айтарлықтай қысқарту туралы немесе, ең қызығы, өнімділікті бірнеше есе арттыру туралы ойлауға мүмкіндік береді. Шындығында, жеткізушілердің бағасы шамамен бірдей, өндірушілердің өнімдерінің түпкілікті бағасы да бірдей деңгейде - бұл жерде ұтатын ештеңе жоқ. Ал компаниядағы ішкі процестерді барынша тиімді құрып, өз тұтынушыларына барынша мүмкіндік беретіндер елеулі бәсекелестік артықшылыққа ие болады.

МЫСАЛ: Нарықта ПВХ терезелерін шығаратын көптеген компаниялар бар. Баға саясатындағы айырмашылықтар шамалы. Бірақ егер компания сайтқа тез кіріп, тапсырыстың құнын тез есептеп, уақытында өндіріп, орнатса - және мұның барлығы 1,5-2 аптаға созылады, онда тұтынушы риза болып, бұл компанияны достарына ұсынады. Ал өндіруші компанияның үстеме шығындары жоқ. Бұл ретте жұмысты ұйымдастырудың басқаша тәсілі бар. Геодезист бір апта ішінде сайтта пайда болады делік. Содан кейін ол барлық параметрлерді өлшемегені белгілі болды (бұл тапсырыс өндіріске ауысқанға дейін анық болса жақсы). Біз қайтадан баруымыз керек. Өндіріс уақыты да әсерлі емес; Орнату тобы бірнеше күн бойы сайтқа бара алады, бірнеше сағат жұмыс істейді және қажетті құралдарды алуды мезгіл-мезгіл ұмытады. Ал мұндай жұмысқа қараған кезде, тиімділіктегі осындай үлкен шығындармен де бизнестің табыстылығын қамтамасыз ету үшін оған қандай рентабельділік салынғанын ойлайсыз. Тағы да айтарым, тиімділікті арттырып, осы ысыраптарды жойсақ, қандай пайда болуы мүмкін. Ал бұрыннан барлардың қанағаттану деңгейін арттыру арқылы қанша жаңа тұтынушыларды тартуға болады. Бұл, сайып келгенде, бәсекелестеріңізден айтарлықтай артықшылық алуға мүмкіндік береді.

Бірақ неге компаниялар тиімділікте мұндай жоғалтуларға тап болады? Әлбетте, бәрі жеке қызметкерлердің жұмысына ғана байланысты емес - жүйелі көзқарас қажет. Егер компания тұрақты және кепілдендірілген нәтижеге мүдделі болса, жеке мамандардың жауапты көзқарасына, олардың белгілі бір тапсырманы қалай жақсы орындау керектігін түсінуіне сену екіталай. Ақпарат алу әдістерін де (тапсырыстарды жинау) және тұтынушылар үшін ең қолайлы және бизнес үшін ең тиімді болатын әрекеттердің ережелерін қамтитын жүйені ойластыру қажет. Және бұл мақсатқа бизнес-процестерді сипаттау және оңтайландыру сияқты құралдың көмегімен қол жеткізуге болады. Айтпақшы, бұл автоматтандырудың негізін құрайды, өйткені ең тиімсіз нәрселердің бірі түсініксіз және тиімсіз процестерді автоматтандыру болып табылады. Бұл технологияны қолдану арқылы қандай мәселелер шешіледі? Нәтижесінде біз не аламыз?

1. Біз компанияны тәртіпке келтіреміз, бизнесті ашық және басқарылатын етіп жасаймыз. Процестер сипатталған кезде әрбір қызметкер не істеу керектігін, қандай мерзімде, қандай құжаттарды ресімдеу керектігін, ақпаратты әрі қарай қандай форматта беру керектігін, қандай процестерге кім жауапты, форс-мажорлық жағдайда не істеу керектігін түсінеді. т.б. Менеджер процесті кез келген кезеңде бақылау мүмкіндігін алуы маңызды - ол мәселені шешуі керек жағдайда емес, қажет деп санаған кезде.
2. Біз процестердің құнын төмендетеміз, олардың ұзақтығын қысқартамыз, сапасын жақсартамыз - кейбір жағдайларда біз барлық осы мәселелерді бір уақытта шешеміз.
3. Біз жақсы сипатталған және құрылымдалған бизнес-процестері бар тиімді ұйымдық құрылымды құруға мүмкіндік аламыз.
4. Біз бизнесті қайталай аламыз, жаңа кәсіпорындарды тезірек іске қоса аламыз және ұқсас құрылымдарды аша аламыз.
5. Біз персоналға тәуелділікті азайтамыз: егер нормативтік құқықтық актілер егжей-тегжейлі және нақты сипатталған болса, бұл жүйеге жаңа маманды енгізу әлдеқайда оңай.
6. Біз менеджерлердің уақытын үнемдейміз, оларды күн сайын көптеген шағын шешімдер қабылдау қажеттілігінен босатамыз: жай ғана ұстануды қажет ететін ережелер бар.

Жоғарыда келтірілген мысал бүкіл процесс белгілі бір нүктелердің тізбегінен тұратынын көрсетеді, біз келесі нүктеге бару керектігін шешуіміз керек. Егер іс-әрекеттердің сипаттамасы болмаса, онда қызметкерлер үнемі осы міндеттерге алаңдайтын менеджеріне сұрақтармен жүгінеді және ақыр соңында процесс ұзарады. Егер әрбір тармаққа қалай әрекет ету керектігі туралы нұсқаулар берілсе, онда қателіктер айтарлықтай азаяды және процесс тезірек жүреді.

Процесс логикасы бизнес-процестерді сипаттау және кейіннен оңтайландыру технологиясын функционалдық әрекеттердің қарапайым сипаттамасынан ерекшелендіретін нәрсе. Әйгілі менеджмент гурулары Майкл Хаммер мен Джеймс Чампи жазғандай, бизнес-үдеріс – бұл кірісте ресурстардың белгілі бір түрлері қолданылатын, ал өнім тұтынушы үшін құнды өнім болған кезде бизнес-процесс бірнеше қызмет түрлерінің жиынтығы. Және бұл тек сыртқы ғана емес, сонымен қатар ішкі тұтынушы, яғни ұйымның өзінде болатын тұтынушы. Мысалы, өндіріс процесін ұйымдастыру кезінде мұндай тұтынушы логистика немесе сату бөлімі болып табылады.

Осылайша, процестік тәсіл икемді және жеткілікті қарапайым тәсілдерді қолдана отырып, өзгерістерді жылдамырақ енгізуге мүмкіндік береді. Ең бастысы, алынған нәтижеге жауапты адамдар бар.